En Contabilium existen distintos tipos de comprobantes para gestionar compras y ventas. Aunque algunos términos pueden tener un significado habitual fuera del sistema, en Contabilium cada comprobante tiene una función específica.
⚠️ Importante: en Contabilium, Cotización y Presupuesto son comprobantes diferentes. Una Cotización no es un Presupuesto.
Comprobantes de venta
Factura
Es un comprobante fiscal de venta.
Cuando incluye productos con stock, descuenta las unidades del stock disponible.
Cotización
En Contabilium, la Cotización es un comprobante no fiscal de venta. No debe confundirse con un Presupuesto.
Cuando incluye productos con stock, descuenta las unidades del stock disponible, de la misma manera que una Factura.
Las Cotizaciones no tienen validez fiscal.
Si deseas descargar o imprimir una Cotización, puedes hacerlo desde “Previsualizar en PDF”:
- Al momento de generar la Cotización.
- Desde la edición de una Cotización que ya se encuentra cargada en el sistema.
Presupuesto
Es un comprobante interno que permite ofrecer productos o servicios a un cliente. No modifica ni reserva stock.
Los nuevos Presupuestos se crean en estado Borrador por defecto. Cuando el Presupuesto está en estado Aprobado, puedes realizar diferentes acciones desde “Otras acciones”:
- Crear una Orden de Venta: genera una nueva Orden de Venta con los datos del Presupuesto. La Orden de Venta reserva el stock.
- Facturar: abre la pantalla de Facturación con los datos del Presupuesto ya cargados. Desde allí podes seleccionar el tipo de comprobante que deseas generar, como Factura o Cotización.
⚠️ Para crear una Orden de Venta o generar una Factura o Cotización a partir de un Presupuesto, este debe estar en estado Aprobado.
Orden de Venta
Es un comprobante interno de venta que reserva stock.
Puede generarse de dos maneras:
- Manualmente: puedes crear una Orden de Venta para reservar productos para un cliente.
- Desde una integración: las ventas que ingresan desde una integración se registran como Orden de Venta y reservan stock. Estas órdenes se gestionan desde la pantalla de Integraciones, donde existen diferentes formas de generar el comprobante correspondiente.
Cuando una Orden de Venta se asocia a una Factura o Cotización de venta, las unidades que estaban reservadas dejan de estar reservadas y se descuentan del stock disponible.
Por ejemplo: si una Orden de Venta tiene 5 unidades de un producto, esas 5 unidades quedan reservadas. Al asociar esa Orden de Venta a una Factura o Cotización, las 5 unidades dejan de estar reservadas y se descuentan del stock disponible.
👉 Para conocer las diferentes formas de facturar tus ventas provenientes de integraciones, consultá “¿Cómo facturo mis ventas online?”.
Comprobantes de compra
Factura
Es un comprobante fiscal de compra.
Cuando incluye productos con stock, suma las unidades al stock.
Cotización
En Contabilium, la Cotización es un comprobante no fiscal de compra.
Cuando incluye productos con stock, suma las unidades al stock.
Orden de Compra
Es un comprobante interno de compra que no modifica ni reserva el stock actual.
Cuando contiene productos con stock y se encuentra en estado Aceptado, las unidades se reflejan como Stock Futuro.
Cuando la Orden de Compra se asocia a una Factura o Cotización de compra, esas unidades dejan de figurar como Stock Futuro y se incorporan al stock actual.
Por ejemplo: si una Orden de Compra Aceptada tiene 5 unidades de un producto, esas 5 unidades se mostrarán como Stock Futuro. Al asociar la Orden de Compra a una Factura o Cotización de compra, las 5 unidades dejan de figurar como Stock Futuro y se suman al stock actual.
Impacto contable
⚠️ Si contas con el plan Full y tienes activo el módulo Contable, las Facturas y Cotizaciones, tanto de compra como de venta, tienen impacto contable (impactan en el Libro Diario, Libro Mayor y Balance).
¿Cuándo se modifica el stock?
El impacto en stock depende del tipo de operación y de los ítems incluidos en el comprobante.
Para que un comprobante modifique el stock, debe incluir productos con stock cargados en Contabilium.
- Producto con stock: puede modificar las unidades de stock según el tipo de operación.
- Servicio: no modifica stock porque no tiene unidades de stock.
- Descripción libre: no modifica stock porque no está vinculada a un producto o servicio cargado en Contabilium.
Por ejemplo, si en una Factura de venta seleccionas un producto mediante “Seleccione un ítem”, se descontarán sus unidades de stock. Si ingresas una descripción libre, no se modificará el stock.
Resumen
- Factura de venta: comprobante fiscal; descuenta stock cuando incluye productos con stock.
- Cotización de venta: comprobante no fiscal; descuenta stock cuando incluye productos con stock.
- Presupuesto: comprobante interno; no modifica ni reserva stock.
- Orden de Venta: comprobante interno; reserva stock. Al asociarla a una Factura o Cotización, las unidades dejan de estar reservadas y se descuentan del stock.
- Factura de compra: comprobante fiscal; suma stock cuando incluye productos con stock.
- Cotización de compra: comprobante no fiscal; suma stock cuando incluye productos con stock.
- Orden de Compra: comprobante interno; no modifica ni reserva stock. Cuando se encuentra en estado: "Aceptado" y contiene productos con stock, genera Stock Futuro. Al asociarla a una Factura o Cotización de compra, esas unidades dejan de figurar como Stock Futuro y se incorporan al stock actual.